Il est difficile de trouver des conseils professionnels sur ce sujet complexe dans la plupart des endroits, et il peut être encore plus difficile de trouver une aide holistique dans les endroits qui existent depuis longtemps.
Chaque family office est différent
Les familles qui souhaitent créer un family office doivent savoir qu'un single family office est une entreprise à part entière, qui doit être créée et gérée comme telle. Les bureaux familiaux qui ne sont pas mis en place correctement dès le départ cessent souvent de fonctionner correctement au fil du temps.
Il est important que toutes les familles discutent et se mettent d'accord sur les mêmes étapes stratégiques afin d'obtenir le meilleur résultat possible. En réalité, les choses se passent mal parce qu'il n'y a pas de processus organisé et de façon de faire.
Il est important que toutes les familles discutent et se mettent d'accord sur les mêmes étapes stratégiques afin d'obtenir le meilleur résultat possible. En réalité, les choses se passent mal parce qu'il n'y a pas de processus organisé et de façon de faire.
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12 étapes nécessaires à la mise en place d'un single family office
La création d'un single family office est une tâche importante qui nécessite une planification minutieuse et une coopération entre les membres de la famille. L'élaboration d'une charte du bureau unifamilial, également appelée constitution du bureau familial, est une étape importante de ce processus. Elle fixe les objectifs du bureau et définit ce qu'il représente. De nombreux éléments importants doivent être pris en compte lors de la création et de la gestion d'un bureau unifamilial.
01 L'objectif du family office
La rédaction d'une charte de family office, également appelée constitution de bureau unifamilial, est la meilleure façon de commencer à mettre en place un bureau unifamilial. Tous les membres de la famille qui y participent décident et conviennent des objectifs du family office par le biais de ce document.
Le plan de single family office peut faire partie de la manière dont la famille est gérée dans son ensemble.
02 Implication de la famille
Il est très important de veiller à ce que les membres de la famille soient impliqués dans des éléments tels que le système de direction du bureau unifamilial et il convient de le faire le plus tôt possible. De quelle manière un membre de la famille participera-t-il à la gestion du family office ?
03 Les actifs gérés par le family office
Quels types d'actifs familiaux le family office gère-t-il, et quels types ne le fait-il pas ? Quels sont les actifs familiaux, comme l'entreprise familiale, qui doivent encore être gérés par la fa
04 Les services offerts par le family office
Le family office offrira des services différents à chaque famille. Il est vrai que la gestion des investissements est l'un des principaux services de la plupart des family offices, mais pas de tous.
05 Structure de gestion d'un family office
Le Chief Executive Officer (CEO) du family office est le dirigeant du single-family office. Il peut être très difficile de trouver un CEO pour un single-family office.
06 Élaborer un business plan pour le family office
Il convient de rédiger un plan d'entreprise pour un bureau unifamilial. Un plan d'affaires pour un family office est nécessaire pour organiser le processus de création d'un family office.
07 Budget et coûts du single family office
La planification pro forma est la première étape de la mise en place d'un bureau unifamilial. Au fil du temps, le family office doit passer d'un budget approximatif à un budget officiel pour chaque année.
08 La juridiction du family office
Il est recommandé de faire des recherches pour trouver le meilleur endroit où installer et gérer le family office. Le site doit fonctionner pour les membres de la famille qui utilisent le family office, mais ce n'est pas la seule chose à laquelle il faut penser.
09 La structure du family office
L'emplacement et la structure juridique d'un single-family office sont étroitement liés. La structure juridique formelle du family office doit être adéquate dans ce pays. Le modèle de financement du family office est un élément important à prendre en considération.
10 Recrutement du personnel du family office
Il est parfois difficile de trouver et de conserver des collaborateurs pour un family office. Les personnes qui travaillent au sein du family office sont généralement celles qui coûtent le plus cher. Chaque single-family office doit déterminer le nombre d'employés dont il a besoin et la nature de leur travail par rapport aux services qu'il souhaite offrir.
11 Infrastructures pour les opérations
Même si ce n'est pas le sujet le plus passionnant, le family office devra aménager des bureaux et tout ce qui va avec, comme les ordinateurs. Il est également important de réfléchir à la manière dont le family office fonctionnera concrètement.
12 Informatique, logiciels pour le bureau à domicile et sécurité en ligne
De nos jours, il ne faut pas oublier l'aspect technique d'un family office. Il est impossible de gérer un family office sans les bons outils informatiques. L'achat ou la location de logiciels doit être effectué.
Contrôle et gestion des risques
Contrôler les choses et gérer les risques sont deux aspects très importants de la gestion d'un family office. C'est pourquoi nous ne les considérons pas comme des étapes distinctes. Au contraire, elles sont intégrées dans (presque) tous nos modules lorsque vous travaillez avec nous. Vous trouverez plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider au bas de cette page.
Début du processus
Il est difficile d'envisager de commencer à planifier un family office. La meilleure façon de décrire les étapes qu'une famille doit franchir est de jouer aux échecs sur plusieurs échiquiers en même temps.
La plupart des étapes doivent être planifiées à l'avance ou réalisées en même temps, à l'exception de la définition de l'objectif du family office. En effet, la mise en place d'un bon cadre de gouvernance du family office dès le départ peut permettre d'éviter de gros problèmes par la suite.
Tout comme une entreprise familiale évolue au fil du temps, un bureau familial doit également passer par différentes étapes au fil du temps. Vous devez savoir et accepter qu'il est pratiquement impossible de mettre en place rapidement un bureau unifamilial entièrement équipé et prêt à fonctionner. Il est préférable de partir d'une base solide et de la compléter et de l'améliorer au fil du temps.
Une méthode pour les professionnels
En général, les familles ne fixent pas d'objectifs clairs pour le family office et n'établissent pas de plan d'affaires initial, de budget de base ni de premières règles. Au lieu de cela, elles ont tendance à faire tout cela sur le champ. Ou bien elles y réfléchissent encore et en parlent avec leur famille sans prendre de décision. L'une des raisons en est que les familles agissent différemment lorsqu'elles parlent de leur propre argent et lorsqu'elles parlent de leur entreprise.
Ce type de comportement est très dangereux s'il perdure et si l'entreprise familiale devient encore plus compliquée au fur et à mesure que d'autres générations la rejoignent. Un family office qui n'a pas de règles de fonctionnement ne fonctionnera pas bien.
La mise en place d'un bureau familial n'est pas une activité "agréable à avoir" ou "tentons l'expérience". Un single-family office est une entreprise professionnelle à part entière qui doit être mise en place et gérée de manière très professionnelle.
Si vous ne le faites pas, il échouera vraiment. La mise en place d'un tel système est une tâche assez complexe. Au cours du processus, il est préférable de se faire aider par un gestionnaire de projet de single family office.
Obtenir l'aide d'un family office
Une autre erreur fréquente consiste à confier la mise en place du family office à une personne qui travaillait auparavant pour la famille, qui est aujourd'hui banquier de la famille ou en qui vous avez confiance, comme votre avocat, et à lui confier la tâche de le mettre en place pour la famille. Les personnes qui occupent ce poste jouissent généralement d'une grande confiance dans la famille, mais elles n'ont pas beaucoup d'expérience dans la mise en place et la gestion d'un family office.
Ce serait une erreur de ne pas mettre en place un bon processus de recrutement pour cette ou ces fonctions importantes. Nous ne disons pas qu'il ne faut pas engager cette personne, mais il est très utile d'avoir plus d'une option, et chacune d'entre elles doit être soigneusement comparée et évaluée par des professionnels.
Les statistiques montrent qu'il y a très peu de chances que vous et votre famille sachiez déjà qui est la meilleure personne pour le poste et que vous n'envisagiez pas d'autres options. Cette situation est fréquente lorsqu'une famille met en place un bureau unifamilial, mais elle ne se produirait jamais lorsqu'il s'agit de recruter pour des postes importants au sein de l'entreprise familiale.
Le changement est la seule constante
Un bâtiment du family office n'est pas une structure fixe ; il évolue avec le temps. Les gens l'oublient souvent. Les familles changent au fil du temps, tout comme le family office. Il doit se développer et évoluer en fonction des besoins et des souhaits des membres de la famille, ainsi que de l'évolution constante de la situation extérieure.
Il peut être très difficile de s'assurer que le family office peut s'adapter à de nouvelles situations et continuer à bien fonctionner. C'est particulièrement vrai lorsque la génération suivante est impliquée pour la première fois ou lorsqu'il y a un changement. Les personnes qui travaillent dans le family office et les membres de la famille doivent planifier soigneusement et régulièrement les changements en cours. S'ils ne le font pas, ils risquent de perdre le contact avec la nouvelle génération.
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